Stap 1: Start je project
Vanuit organisatorisch oogpunt is het belangrijk om één contactpersoon (of contactpersoon per land) te hebben als bemiddelaar tussen de afdelingen Inkoop en IT.
Bepaal de reikwijdte. Bepaal welke gegevens u wilt uitwisselen, kies een technisch communicatieprotocol, definieer welke berichten (bijv. orders, bevestigingen, afleverbonnen, facturen) u wilt uitwisselen en controleer of er speciale omstandigheden zijn waarmee u rekening moet houden.
De belangrijkste groepen die betrokken zijn bij EDI zijn Inkoop en IT aan de klantzijde, en Verkoop- en IT-afdelingen aan de leverancierszijde.
Vanuit IT-oogpunt is het belangrijk om experts te raadplegen en te kiezen voor zeer efficiënte conversiesoftware.
Stap 2: Eén persoon is verantwoordelijk tussen IT en Verkoop/Inkoop
Een naadloze coördinatie binnen uw bedrijf en tussen bedrijven is cruciaal. Dit werkt het beste wanneer één persoon verantwoordelijk is voor de afstemming tussen IT en Verkoop (leverancierskant) en IT en Inkoop (klantkant). Elke afdeling in het ene bedrijf praat met de afdeling in het andere bedrijf en met elkaar binnen het eigen bedrijf.
Stap 3: Waar komen uw gegevens vandaan?
Zorg ervoor dat beide bedrijven het eens zijn over specifieke aanduidingen voor inkoop en verkoop voordat het project begint. Dit voorkomt misverstanden over artikelnummers en voorkomt fouten bij het bestellen.
Stap 4: Alles draait om standaarden
EDI gaat over gemeenschappelijke standaarden voor het uitwisselen van documenten en dat elke partij dezelfde informatie kan zien. Zorg ervoor dat u een standaard voor gegevensformaten gebruikt die al lang bestaat en bekend is bij alle betrokkenen. EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) is daar een voorbeeld van.
Stap 5: Maak gebruik van bestaande kennis
Dit kan u veel hoofdpijn en hartzeer besparen in uw project. Vind het wiel niet opnieuw uit. Als u bestaande kennis over EDI in uw organisatie hebt, gebruik die dan, leer ervan.
Stap 6: U hebt een tijdlijn, houd u eraan
Kom wekelijks bij elkaar om de implementatie te controleren en ervoor te zorgen dat u gelijke tred houdt met de sprints van het project. Als je achterop raakt, moet je het probleem escaleren en oplossen. Houd rekening met de beschikbaarheid van het personeel (bijv. vakantieperiodes, enz.).
Stap 7: Standaardtests definiëren en uitvoeren
Het project is nu in een vergevorderd stadium en je bent klaar om standaardtests te definiëren, uit te voeren en te evalueren waarbij alle partijen in beide bedrijven betrokken zijn.
Stap 8: Gebruikersacceptatietests
Nu is het tijd om dieper in te gaan op de verschillende afdelingen van elk bedrijf om eventuele speciale of individuele omstandigheden te testen die duidelijk zijn geworden. Hier geven de afdelingen Verkoop en Inkoop van de respectievelijke bedrijven het groene licht als alles soepel verloopt.
Stap 9: Technische leveringsstandaarden voor de klant
Als ik een klant ben, moet ik ervoor zorgen dat ik één standaard heb gedefinieerd voor al zijn leveranciers. Dit stelt de klant in staat om uniforme manieren van werken te creëren met al zijn leveranciers.
Stap 10: Ga live en draai parallelle systemen
Je bent klaar, maar je draait nog niet. Om uw risico's zo goed mogelijk te beheren, moet u parallelle processen uitvoeren - één op papier en één met EDI. Dit kan enkele dagen tot weken duren.
Beslissen welke specifieke EDI conversie software u gaat gebruiken is een fundamentele stap voordat het project van start gaat. Het inzetten van gekwalificeerde experts (in-house of uitbesteed) is cruciaal voor een succesvolle operatie. Hebt u experts geraadpleegd en de vorige 10 stappen uitgevoerd? Dan is de kans groot dat u uw EDI-project succesvol hebt geïmplementeerd!
We willen Woyb bedanken voor hun input en feedback over het implementeren van EDI.
